Innkaupareglur sveitarfélagsins

Innkaupareglur Sveitarfélagsins Hornafjarðar

1. gr.

Markmið

Markmið með þessu reglum er að sveitarfélagið marki sér samræmda stefnu í innkaupum fyrir stofnanir sínar og forstöðumenn.  Reglurnar eru til þess hugsaðar að auka jafnræði á meðal bjóðenda og gegnsæi í innkaupum sveitarfélagsins.  Markmið er ennfremur að skapa traust og áreiðanlegt umhverfi í innkaupum á vegum sveitarfélagsins.

 2. gr.

Tilgangur

Tilgangur með reglum þessum er að stuðla að bestu mögulegum kaupum fyrir sveitarfélagið og að forstöðumenn og framkvæmdastjórar sveitarfélagsins séu meðvitaðir um kostnað einstakra verkefna í rekstrinum.  Leitast á eftir hagkvæmni en jafnframt er mikilvægt að taka tillit til gæða, umhverfissjónarmiða, líftíma vöru og annarra málefnalegra sjónarmiða.  Góðir viðskiptahættir og vönduð stjórnsýsla skal vera leiðarljós við innkaup á vegum sveitarfélagsins.  Þá er tilgangur þessara laga að styrkja samkeppnisumhverfi á Hornafirði og efla fyrirtæki í heimabyggð.

  3. gr.

Gildissvið og ábyrgð

Reglur þessar gilda fyrir öll svið og stofnanir sem reknar eru á vegum Sveitarfélagsins Hornafjarðar.  Forstöðumenn stofnana og framkvæmdastjórar sviða bera ábyrgð á að innkaup á þeirra vegum sé í samræmi við innkaupareglur Sveitarfélagsins Hornafjarðar  Fylgja skal þessum reglum við öll innkaup, sem og lögum um framkvæmd útboða nr. 65/1993 með síðari breytingum og lögum um opinber innkaup nr. 84/2007 með síðari breytingum.  Einnig skal taka mið af EES reglum þegar það á við.

  4. gr.

Innkaupsaðferðir

Samkvæmt reglum þessum eru innkaup skilgreind sem kaup á hvers kyns aðföngum, þ.e. kaup á þjónustu, vörum og verklegum framkvæmdum.

Við innkaup á vegum sveitarfélagsins skulu eftirfarandi aðferðir notaðar:

• Fyrirspurn og samningur/pöntun í kjölfarið
• Opið útboð og samningur/pöntun í kjölfarið
• Lokað útboð og samningur/pöntun í kjölfarið
• Verðkönnun og samningur/pöntun í kjölfarið
• Samningskaup og samningur/pöntun í kjölfarið
• Innkaup samkvæmt rammasamningi

 5. gr.

Viðmiðunarfjárhæðir og samningar

1. öll mál sem varða innkaup á vöru, þjónustu eða framkvæmdum undir 0,5 milljónum getur forstöðumaður eða sviðstjóri gengið frá með samningi við bjóðanda.  Almenna reglan í þessum tilvikum er að viðhafa verðkönnun eða innkaup samkvæmt rammasamningi.
2. öll mál sem varða innkaup á vöru, þjónustu eða framkvæmdum á bilinu 0,5-1,0 m.kr. án vsk. skulu staðfest af næsta yfirmanni áður en varan eða þjónustan er keypt.  Almenna reglan við þessu innkaup er að viðhafa lokað útboð eða verðkönnun
3. öll mál sem varða kaup á vöru, þjónustu eða framkvæmdum á bilinu 1 – 3 m.kr. skulu vera á ábyrgð sviðstjóra eða bæjarstjóra, nema að annað sé ákveðið.  Almenna reglan í þessum tilvikum er að innkaup þessi séu boðin út í opnu útboði eða með verðkönnun ef málefnalegar ástæður liggja þar að baki.
4. öll mál er varða innkaup á vöru og þjónustu yfir 3,0 m.kr. án vsk. skal bjóða út í opnum tilboðum, skv. 1. og 2. grein reglna þessara. 
5. bæjarráð getur í undantekningatilvikum ákveðið að ganga til samninga við aðila um kaup á voru eða þjónustu án undangengis útboðs eða öflun verðtilboða ef ríkar ástæður eru til þess eða eðli verkefnis er þannig að útboð þess eða öflun verðtilboða eigi ekki við.

Óheimilt er að skipta innkaupum niður með einum eða öðrum hætti til að lækka fjárhæð, eða áætlaða fjárhæð innkaupa í þeim tilgangi að komast hjá útboði/verðfyrirspurn. Þannig er t.a.m. óheimilt að skipta innkaupum milli tímabila og skipta eða láta skipta reikningum frá seljendum niður í smærri einingar.

Óheimilt er að gera ótímabundna samninga.

  6. gr.

Útboðsgögn og auglýsing útboða

Útboðsgögn skulu innihalda allar nauðsynlegar upplýsingar til að bjóðanda sé unnt að gera tilboð. Eftirfarandi atriði skulu koma fram í útboðsgögnum eftir því sem við á:
   a. Lýsing á útboðinu þar sem kveðið er á um magn og annað sem máli skiptir.
   b. Nafn kaupanda og allar upplýsingar um samskipti við umsjónaraðila útboðsins.
   c. Framsetning tilboða.
   d. Upptalning á útboðsgögnum.
   e. Tilboðstími og hvar og hvenær tilboð verða opnuð.
   f. Afhendingar- eða framkvæmdatími.
   g. Gildistími tilboða.
   h. Greiðslur, verðbætur og tryggingar ef því er að skipta.
   i. Gögn til sönnunar á fjárhagslegri og tæknilegri getu sem bjóðandi skal leggja fram eða kann að verða krafinn um, sbr. 49. og 50. gr. skv. lögum um opinber innkaup nr. 84/2007.
   j. Meðhöndlun fyrirspurna frá væntanlegum bjóðendum.
   k. Afhendingarskilmálar.
   l. Á hvaða tungumáli eða tungumálum skila skuli tilboðum.
   m. Forsendur fyrir vali tilboða.
   n. Hvort leyfilegt sé að bjóða í aðeins hluta af fyrirhuguðum innkaupum.
   o. Hvort frávikstilboð séu heimil og þá hver séu skilyrði fyrir gerð þeirra, þar á meðal hverjar séu þær lágmarkskröfur sem slík tilboð þurfi að fullnægja.
   p. Frestur kaupanda til að taka tilboði.

Útboð skal auglýsa opinberlega. Í auglýsingu skal koma fram hvar og hvenær útboðsgögn eru til afhendingar, hver kaupandi er, hvað boðið er út, hver frestur er til að skila tilboði og skilatími þess sem verið er að bjóða út.

Við lokað útboð skal senda orðsendingu um útboðið til þeirra sem kaupandi gefur kost á að gera tilboð. Í orðsendingunni skal, auk þess sem tilgreint er í 1. mgr., koma fram hvaða aðilum er gefinn kostur á að gera tilboð.

7. gr.

Forsendur fyrir vali tilboðs

Ávallt skal taka ákvörðun er tryggja bestu kaup.  Meginreglan er sú að taka eigi hagkvæmasta tilboðinu.  Þó má leggja aðra málefnalega þætti til grundvallar enda sé þess getið í útboðsgögnum að slíkt sé áskilið.

Í útboðsgögnum skal tilgreina forsendur fyrir vali tilboðs með eins nákvæmum hætti og framast er unnt. Í forsendum má ekki vísa til annarra atriða en staðreynd verða á grundvelli gagna sem bjóðendur leggja fram eða með öðrum hlutlægum hætti. 

Kaupandi skal meta tilboð á grundvelli þeirra forsendna fyrir vali tilboðs sem fram komu í upphaflegri útboðslýsingu eða skýringargögnum og skal velja hagkvæmasta tilboð. Kaupanda er heimilt að óska eftir því að sá þátttakandi sem á hagkvæmasta boð skýri atriði í tilboði sínu eða staðfesti tilteknar skuldbindingar sem þar hafa komið fram, enda leiði það ekki til þess að grundvallarþáttum í tilboðinu, eða útboðsauglýsingu, sé breytt þannig að samkeppni sé raskað eða um mismunun verði að ræða.

Leggja skal fram rökstuðning með tillögu um val á samningsaðila.

9. gr.

Fjárhagsstaða bjóðenda/viðsemjenda

Fjárhagsstaða bjóðanda skal vera það trygg að hann geti staðið við skuldbindingar sínar gangvart sveitarfélaginu. 

Óheimilt er að gera samning við þann sem eftirfarandi á við:

1. Sætir nauðasamningum eða er undir gjaldþrotaskiptum.

2. Er í vanskilum með opinber gjöld.

3. Er í vanskilum með eigin lífeyrissjóðsiðgjöld eða iðgjöld til lífeyrissjóðs.

Óheimilt er að greiða viðsemjanda vegna verks eða þjónustu fyrr en fullnægjandi samningsefndatrygging liggur fyrir og samningur er frágenginn.

Heimilt er að gera kröfur um jákvæða eiginfjárstöðu tilboðsgjafa í útboðum.

Heimilt er að kanna viðskiptasögu eigenda. Leiði sú könnun í ljós að eigandi eða fyrirtæki hans hafi lent í greiðslu- eða gjaldþroti sbr. 28. gr. laga um opinber innkaup, sl. fimm ár (gjaldþrot, nauðasamninga, greiðslustöðvun o.fl.) ber að vísa bjóðanda frá, enda eigi í hlut sams konar rekstrareining, með sömu eða nær sömu eigendur, í sömu eða nær sömu atvinnustarfsemi, en með nýja kennitölu.

10. gr.

Meðferð reikninga vegna innkaupa

Í skriflegum samningum um innkaup á verkum, vöru eða þjónustu skal skýrt kveðið á um reikningsgerð og greiðslutilhögun..

11. gr.

Hæfis- og siðareglur

Enginn starfsmaður (sveitarfélags) eða fulltrúi í nefnd, ráði eða stjórn á vegum (sveitarfélag) má eiga aðild að ákvörðunum um innkaup, sem varða aðila sem þeir eru náskyldir eða í hagsmunatengslum við. Ber starfsmanni eða nefndarfulltrúa að hafa frumkvæði að því að gera viðvart um ástæður er kunna að valda vanhæfi hans sbr. hæfisreglur í 3.gr. stjórnsýslulaga.

Starfsmönnum (sveitarfélags) og fulltrúum í nefndum, ráðum eða stjórnum á vegum (sveitarfélags) er óheimilt að þiggja boðsferðir og gjafir sem tengjast viðskiptum við (sveitarfélags) nema með samþykki (Sveitarstjóra/Bæjarstjóra).

Allir starfsmenn er koma að innkaupum og innkaupamálum skulu gæta þagmælsku um það sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt á að fara vegna viðskiptahagsmuna eða af öðrum ástæðum sem leiða af lögum eða eðli máls.

12. gr.

Kæru- og endurupptökuheimild

Sé um að ræða innkaup sem falla undir lög um opinber innkaup nr. 84/2007, sbr. 10. gr. og IX. kafla laganna, er aðila heimilt að kæra til kærunefndar útboðsmála. Kæra skal borin skriflega undir kærunefnd útboðsmála innan fjögurra vikna frá því að kærandi vissi eða mátti vita um þá ákvörðun, athöfn eða athafnaleysi sem hann telur brjóta gegn réttindum sínum. Alltaf er þó heimilt að bera kæru undir kærunefnd útboðsmála innan 15 daga frá því að rökstuðningur skv. 75. gr. laganna er veittur.

Telji bjóðendur eða seljendur vöru, verka og þjónustu að á sér hafi verið brotið eða meðferð innkaupamála (sveitarfélags) sé ábótavant, er aðila heimilt að óska eftir endurupptöku máls ef ákvörðun hefur byggst á ófullnægjandi eða röngum upplýsingum um málsatvik eða ákvörðun hefur byggst á atvikum sem breyst hafa verulega frá því að ákvörðun var tekin. Beiðni um endurupptöku skal beina skriflega til (viðkomandi aðila), innan 3ja mánaða frá birtingu ákvörðunar.

13. gr.

Gildistaka og endurskoðun.

Reglur þessar öðlast gildi þann 1. janúar 2008

Fjárhæðir skv. þessum reglum skal endurskoða ár hvert.